Quante volte pianifichiamo le nostre attività, le priorità, i progetti? Probabilmente quasi sempre: chi lo fa mentalmente, chi prende appunti in un'agenda o in un quaderno, chi riempie di post-it lavagne, schermi del pc o ante degli armadi... E poi? Si rimanda! Le liste cambiano, si posticipano, le cose si trascinano e i post-it si spostano più in là.
Ma come...si avvicinano le vacanze e noi parliamo di cose da fare?
Sì, dovreste saperlo che ormai guardiamo sempre in senso ostinatamente contrario. Ma c'è sempre un perché: anche questa volta.
Settembre, quando tutti tornano dalle vacanze, è il mese della programmazione. Suvvia...confessatelo: anche voi siete già siete proiettati all'ultimo mese d'estate.
La formazione? Ne riparliamo a settembre
Il nuovo progetto? Quando torniamo dalle vacanze.
Le riunioni non urgenti? Le programmiamo a settembre.
Parlare con il capo, il collaboratore, il collega della questione x? Adesso non è il momento, devo concludere le cose urgenti prima di chiudere tutto. Settembre, sì settembre è il tempo giusto.
E facciamo così anche per gli impegni personali.
Con ogni probabilità torneremo dalle vacanze con qualche buon proposito: la palestra, ritmi diversi, imparare a dire no al lavoro, la dieta...
Torneremo ricaricati, pieni di voglia di fare e di programmi...che poi puntualmente, fagocitati dalla routine e dalle vecchie abitudini, procrastineremo.
Il corso che volevamo introdurre in azienda può aspettare gennaio, adesso non è il momento. Andrà di pari passo con il progetto nuovo. Le riunioni? Ma sì, spezzettiamo gli argomenti e facciamo degli incontri individuali...o mandiamo una mail che è meglio. Parlare con il capo, il collega...ma dai, tanto non cambia niente.
E via così.
Certo, stiamo parlando di progetti e buoni propositi: lo sappiamo che le cose che si devono fare nel lavoro, le facciamo. Ma sono sempre doveri, compiti, priorità o urgenze. Obblighi. E la matrice di Eisenhower (la conoscete no?) si concentra sempre sulla casella urgenze a scapito a volte anche della casella importante. Guardiamo provocatoriamente con sguardo diverso alla matrice di cui sopra. Ci avete mai pensato? A volte nella casella Importante non ci sono solo i progetti e le attività non urgenti ma importanti...ma anche quelli che potrebbero introdurre un cambiamento, un' innovazione per il nostro ruolo, il nostro team, la nostra organizzazione. Ma siccome esulano da quell'importanza tipica del ruolo che ricopriamo...passano in cavalleria e a furia di procrastinare finiscono nella casella Da non fare/Cestinare.
Perché? Perché a volte la procrastinazione è la paura di avere successo.
E se riesce e si cambia veramente? E se poi propongo, mi dicono di sì, ottengo ciò che voglio e il progetto si rivela un fiasco? O non raggiungo i risultati sperati?
Il cambiamento non solo impaurisce ma incentiva la procrastinazione.
Che arte, questa! Prima o poi tutti noi abbiamo creato un capolavoro.
E allora, come fare quando la procrastinazione riguarda qualcosa a cui teniamo ma non è così urgente e nasconde qualche paura? Ecco qualche trucco:
Innanzitutto analizziamo" il progetto" valutando i pro e i contro. Se procrastiniamo perché non siamo sicuri di riuscirci o abbiamo paura dei risultati, potremmo fare un piccolo esercizio: una mappa mentale. Prendiamo un foglio A3, dei pennarelli colorati, scriviamo al centro del foglio il titolo del nostro progetto/iniziativa. Facciamo un bel respiro, concentriamoci sulla scritta centrale e iniziamo a scrivere tutto ciò che ci passa per la mente riguardo quel progetto: emozioni, cose da fare, pensieri... Non preoccupiamoci di scrivere cose sensate: scriviamo di getto, utilizziamo il nostro cervello destro. Dobbiamo procedere per step: facciamo un primo giro di pensieri che scriveremo attorno al nostro tema centrale. Poi riprendiamo ogni parola e cerchiamo altre associazioni che ogni parola ci suscita. Andiamo avanti così fino a che siamo soddisfatti e procedendo sempre per associazioni. Non è importante che siano attinenti al tema centrale: sono pensieri in libertà.
Successivamente prendiamo i pennarelli colorati e iniziamo a cerchiare di rosso tutte le parole che ricordano le emozioni, in giallo le cose dalle quali possiamo partire subito e che sono realisticamente attuabili, in verde quelle particolarmente innovative, in nero tutto ciò che potrebbe essere associato ad un ostacolo, una fatica e infine con il grigio le cose che sono neutre/normali, che fanno parte della "routine" di ogni progetto e che non ci creano nessuna problematica
Guardiamo ora la nostra mappa e scriviamo su un altro foglio un elenco delle parole rosse, gialle, nere, ecc... Che cosa ci salta all'occhio? Partiamo dalle emozioni, dal rosso: si ripetono? C'è qualcosa a cui non avevamo pensato prima? Come ogni emozione si lega alle altre parole?
Alla luce delle riflessioni che avremo fatto fin qui, saremo ora in grado di rispondere alla domanda: quanto siamo motivati a portare avanti questo progetto? Quali sono i vantaggi che ci portiamo a casa? Da dove possiamo partire?
Se abbiamo compreso che sì, siamo motivati, il progetto è sostenibile, le emozioni le sappiamo gestire e il vantaggio per noi è stimolante, iniziamo con la tecnica dell'elefante. Spezzettiamo il progetto in tante piccole attività e partiamo dalla prima cosa, quella piccola ma concreta che darà il via al progetto e che si trascinerà tutte le altre. E' ora di pensare in piccolo...arriveremo alla meta.
